Tổng hợp giấy tờ đi Nhật theo diện Kỹ sư cần phải chuẩn bị 2026

Đi Nhật theo diện Kỹ sư đang là lựa chọn được nhiều bạn trẻ quan tâm với mức lương ổn định, phúc lợi tốt, cơ hội làm việc lâu dài tại Nhật. Tuy nhiên, để quá trình xin COE và Visa diễn ra thuận lợi, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ đi Nhật theo diện kỹ sư đúng yêu cầu của phía Nhật và cơ quan xuất nhập cảnh. IKIGAI sẽ tổng hợp chi tiết hồ sơ cần chuẩn bị trong từng giai đoạn cùng những lưu ý quan trọng giúp hạn chế rủi ro nhé!

Giai đoạn 1: Hồ sơ nộp sang Nhật để xin COE (Tư cách lưu trú)

Đây là bộ hồ sơ cá nhân cần chuẩn bị tại Việt Nam để công ty tiếp nhận hoặc nghiệp đoàn tại Nhật nộp lên Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản xin cấp COE.

1. Giấy tờ cá nhân: Cần dịch thuật và công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Nhật theo yêu cầu

• Bằng tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học và bảng điểm: Nộp bản gốc, chuyên ngành học phải phù hợp với vị trí công việc tại Nhật.
• Chứng chỉ tiếng Nhật (nếu có): JLPT N5, N4, N3, N2… nộp bản sao hoặc bản gốc theo yêu cầu của đơn vị tiếp nhận.
• CCCD: 2 bản photo công chứng.
• Giấy khai sinh: 2 bản photo công chứng.
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: Nộp bản gốc; nếu đã kết hôn cần bổ sung bản sao công chứng giấy đăng ký kết hôn.
• Sơ yếu lý lịch/CV: Khai đầy đủ, chính xác quá trình học tập và làm việc, đảm bảo trùng khớp với hồ sơ nộp sang Nhật.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy xác nhận nhân sự: Chứng minh không có tiền án, tiền sự.
• Giấy khám sức khỏe: Khám tại bệnh viện đủ điều kiện khám cho người đi lao động nước ngoài theo quy định.

2. Ảnh thẻ tiêu chuẩn quốc tế

• Chuẩn bị 5 ảnh 3x4cm và 5 ảnh 4x6cm
• Ảnh nền trắng, trang phục lịch sự, tóc gọn gàng lộ tai và trán, không đeo kính.
• Ảnh chụp trong vòng 6 tháng gần nhất theo tiêu chuẩn hồ sơ xuất cảnh.

3. Giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc (nếu đơn hàng yêu cầu)

Bao gồm: Hợp đồng lao động, sổ BHXH, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc tại công ty cũ. Đặc biệt quan trọng với các đơn kỹ sư hoặc công việc yêu cầu kinh nghiệm thực tế.

Giai đoạn 2: Hồ sơ nộp xin VISA (Sau khi đã có COE)

Sau khi được cấp COE, bạn sẽ nộp hồ sơ xin Visa tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam, với những giấy tờ đi Nhật theo diện kỹ sư gồm:

• Hộ chiếu gốc: Còn hạn tối thiểu 6 tháng và còn trang trống để dán visa.
• COE bản gốc + 1 bản photo: Giấy chứng nhận tư cách lưu trú do phía Nhật cấp.
• Đơn xin cấp Visa: Điền đầy đủ thông tin bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật, dán ảnh đúng kích thước theo quy định.
• Hợp đồng lao động bản gốc: Ký giữa người lao động và công ty tiếp nhận tại Nhật.
• Hồ sơ từ phía công ty Nhật: Bao gồm giấy phép kinh doanh, hồ sơ công ty, báo cáo tài chính, giấy giải trình tuyển dụng… (thường phía Nhật sẽ chuẩn bị sẵn).

Những lưu ý để chuẩn bị hồ sơ đi Nhật diện Kỹ sư chuẩn xác

Để hồ sơ xin COE và Visa kỹ sư Nhật Bản được xét duyệt thuận lợi, người lao động cần chuẩn bị giấy tờ đầy đủ, chính xác và thống nhất thông tin. Dưới đây là 4 lưu ý quan trọng giúp hạn chế nguy cơ bị yêu cầu bổ sung hoặc đánh trượt hồ sơ:

• Thông tin phải đồng nhất tuyệt đối: Họ tên, ngày sinh, quá trình học tập và làm việc trên CV, bằng cấp, bảo hiểm xã hội và hồ sơ nộp Cục phải trùng khớp hoàn toàn. Sai lệch dù nhỏ cũng dễ bị yêu cầu giải trình.
• Chuyên ngành phải liên quan công việc: Bằng cấp và bảng điểm cần thể hiện đúng chuyên môn phù hợp với vị trí làm việc tại Nhật theo hợp đồng lao động.
• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh năng lực: Nếu đơn hàng yêu cầu tiếng Nhật hoặc kinh nghiệm, cần bổ sung chứng chỉ JLPT/Nat-Test, giấy xác nhận công tác, hợp đồng lao động hoặc sổ BHXH đã dịch công chứng.
• Khai rõ địa điểm làm việc thực tế: Với đơn hàng Haken (phái cử) hoặc công ty nhiều chi nhánh, hồ sơ phải ghi chính xác nơi làm việc thực tế tại Nhật. Thông tin không rõ ràng rất dễ bị từ chối COE.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác giấy tờ đi Nhật theo diện kỹ sư là yếu tố quan trọng quyết định tiến độ xét duyệt COE và Visa. Bạn nên kiểm tra kỹ tính đồng nhất của thông tin cá nhân, bằng cấp, kinh nghiệm và các giấy tờ liên quan trước khi nộp hồ sơ sang Nhật. Chủ động hoàn thiện hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình xuất cảnh thuận lợi hơn, đồng thời tăng cơ hội làm việc lâu dài và ổn định tại Nhật Bản.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁO DỤC QUỐC TẾ IKIGAI

Địa chỉ văn phòng: 32J1 Đường DD5, Phường Đông Hưng Thuận, TP. Hồ Chí Minh

Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 6 | 7h45 – 16h30

Hotline tư vấn miễn phí: 0789 686 039

Fanpage: IKIGAIJSC

Youtube: IKIGAI JSC

Tiktok: Ikigaijsc

Mail: [email protected]

📍 Địa chỉ văn phòng: